《电子档案管理办法》中的“开放与利用六条”

发布时间：2025-02-03 12:16:22 丨 浏览次数：

　　五金”两篇《电子档案管理办法》（以下简称“《办法》”）相关的文章，有幸得到读者们的普遍欢迎和热烈反馈，今天，我们将继续介绍《办法》第六章“电子档案开放与利用”部分的内容，从第31条至第36条共六条，同样采用逐一条款介绍的方式。

　　第三十一条中的“符合国家法律法规”主要可以参考2022年颁布实施的国家档案局令第19号《国家档案馆档案开放办法》。另外，“通过网站或者其他方式定期公布电子档案目录”，笔者谈谈自己的想法。

　　首先只要求“公布电子档案目录”，这对于利用者而言肯定不解渴，希望将来在各方面条件成熟的时候能看到更多开放档案全文上网。关于“通过网站或者其他方式”，网站曾几何时也是新媒体的代表，当然是相对于广播、报纸、电视而言，但随着智能终端的普及，微信、微博、短视频等更新的媒体如雨后春笋般崛起，迅速取代网站的地位。所以，这里的“通过网站或者其他方式”实际上更应该注重“其他（新媒体）方式”，比如建立公众号、视频号等新媒体账号进行开放档案信息发布。

　　第三十二条对提供利用方（档案部门）提出了要求，一是要求“建立电子档案利用制度”；二是需要“采取有效管理措施和技术手段”；三是“充分利用政务网、互联网等渠道”；最终要实现“电子档案便利、高效、安全利用”。

　　关于电子档案利用安全问题，笔者曾经写过一篇文章《电子档案利用安全控制的办法与实现》，虽然已经是2015年发表的文章，但依然可以作为参考。

　　同时，以数字档案馆建设为例，政务网和互联网上的档案利用服务平台是“三网四库十大应用”典型架构必不可少的组成部分。

　　第三十三条是对利用者利用档案的要求，这实际上是与第三十二条对提供利用方（档案部门）的要求相对应的。换一个角度来说，对利用者的要求除了要求其通过对自身行为的约束来达到要求之外，也可以由提供利用方“采取有效管理措施和技术手段”来限制或避免利用者违规。

　　引用《电子档案管理理论与实务》第七章第一节中的一段话“档案利用管理包括对所有涉及档案利用要素的管理，比如档案提供与利用者、档案利用制度、档案利用内容、档案利用流程、档案利用权限等，分别针对档案利用的主体、制度、内容、程序、权限进行规范。电子档案利用管理与传统载体档案利用管理在档案利用主体、制度和内容上是基本一致的，但在流程管理、权限设置、安全控制等方面具有电子档案利用的独特要求。”

　　第三十四条对于“建立利用服务平台”进一步提出了要求。这里已经不仅仅指开放档案，而是“应当根据不同服务对象和利用范围”来“建立相应网络的档案数字资源利用服务平台”。

　　面向馆内用户，根据各自权限的不同利用馆藏档案，对于没有权限利用的档案需要提出借阅申请，经审批同意后提供利用。

　　面向全省党政机关用户，根据各自权限的不同利用大部分馆藏档案，对于没有权限利用的档案需要提出借阅申请，经审批同意后提供利用。

　　第三十五条主要针对档案数字资源开发（编研、展览、专题数据库建设等），特别指出了“积极利用人工智能等信息技术”。关于人工智能技术在档案领域（包括档案数字资源开发）中的应用本号已经发过多篇文章，包括但不限于《AI在档案管理中的应用场景分析》、《DIKW模型在档案信息资源开发中的应用》、《罗塞塔：智慧档案馆解决方案》等。

　　另外，本号还策划过多场AI+档案的直播，比如《大咖论道：智慧档案编研的规划与落地》、《走进企业：AI赋能档案开放审核》、《对话大咖：AI赋能与智慧档案馆建设》等，有兴趣的读者可以在本号中查阅相关文章和视频。

　　第三十六条和《中华人民共和国档案法》第四十一条、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称“《实施办法》”）第四十四条可以说是一脉相承。其中《实施办法》第四十四条第一款是这样说的：“国家档案主管部门应当制定数据共享标准，提升档案信息共享服务水平，促进全国档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作。”《办法》第三十六条除了没有提及“数据共享标准”之外，基本相同。

　　该平台是以信息化手段提升档案信息共享服务能力，为社会公众提供档案查询利用的跨区域、跨层级的公共服务平台，于2022年7月6日正式上线家，各级综合档案馆接入率达60％。

　　《办法》共七章三十八条，除了“第七章 附则”不需要介绍之外，实话说，“第一章 总则”和“第二章 机构及其职责”并不适合类似于数字罗塞塔计划这样的民间公众号来阐释，大家可以查阅官方的解读文章，比如《中国档案》杂志最新一期中的文章《加强业务重塑 推动全过程管理——电子档案管理办法解读之一》（这是《办法》起草者的权威解读，后续还会有系列文章）。

　　至此，《办法》第三、四、五、六章的内容介绍完毕，本号也算是为这一重要文件的宣贯落地尽了一份绵薄之力。《办法》的重大意义无需赘言，甚至已经有人提出说，《办法》的颁布实施标志着电子档案时代的真正来临！作为档案人，笔者也倍感振奋，我们不应该只是时代的见证者，更应该身体力行，参与到时代的洪流中去发光发热。

　　最后，笔者忍不住想给大家推荐一本书，就是我们在去年8月份曾经以“读书活动直播”的方式一起读过的《电子档案管理理论与实务》，详细情况可查阅本号相关文章。

　　数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！《电子档案管理办法》中的“开放与利用六条”