适合小企业的OA系统有哪些？究竟小企业有没必要用OA系统来管理？

发布时间：2024-10-30 09:25:14 丨 浏览次数：

　　适合小企业的OA系统有哪些？究竟小企业有没必要用OA系统来管理？五金如果沟通基本靠吼，打了电话没用，qq发了不认账，互相推卸责任，任务不知道卡在哪一环就进行不下去的时候，就可以考虑用OA了。

　　如果说你的企业需要一套OA系统，但不止于OA，即随着业务发展可能会上其他系统，比如内部管理有人事行政财务、业务管理有生产/ERP/进销存/，客户管理有CRM/供应商等等。

　　同时你还需要自定义功能，根据业务的变化灵活调整系统，甚至能按照自己的业务从0-1搭建一个企业应用，哪怕你不是很懂业务。

　　零代码平台是一种以实际业务场景为切入点，为企业量身搭建系统的定制化平台。随着零代码平台降低了应用开发的门槛，小企业不再需要依赖于专业程序员或是软件服务商，而是可以让一线管理人员参与OA系统的构建。管理人员仅需掌握基本的平台操作规则，即可根据自身业务需求完成流程的搭建，同时在运行过程中可以根据业务变化不断快速迭代升级流程。

　　整个系统包含物资管理、用车管理、费控管理、事项审批、日报周报、人事管理、CRM系统7大模块：

　　企业通过在线表单收集所需各类信息/数据，后台系统会自动统计，形成类似于Excel的统计报表。比如物资信息表、车辆信息表、项目预算表等等。

　　以物资信息表单为例，物资管理主要分为物资统计、物资信息、物资采购、物资领用、物资归还5个部分：进入模板选择【新建表单】即可设计。主要包含以下字段——

　　企业通过为每个流程节点设置审批人、字段可见可编辑权限等动作，实现业务流转自动化、线上化。部分业务需要审核流转，比如用车、费用审批等，就可以使用简道云的流程引擎功能，设置流程流转规则及节点，实现线上自动流转。

　　简道云仪表盘提供了丰富的图表样式，通过仪表盘可以对各项数据进行统计分析与展示，随时查看数据明细、趋势，帮助企业管理者科学决策。

　　OA系统可以在提高工作效率、促进协同、数据管理、安全性和客户服务等方面提供帮助，因此很多企业都在选择使用OA系统来改善其业务流程和管理。

　　我们公司正在使用的OA系统，帮助解决了“人、物、事”的数字化难题，下面是我们公司自行搭建的模板：

　　第一阶段为纸质文档数字化阶段，即企业使用 Office、WPS 等软件实现企业文档资料电子化、数字化；

　　第三阶段为组织运营信息化阶段，企业引入或自主研发 OA 系统平台，并将其应用于企业的组织运营中，为企业各项经营管理活动提供多种办公信息服务；

　　第四阶段为协同办公阶段，企业在 OA 系统平台的支持下协调管理各项经营活动，促进各部门协同工作，为企业效益最大化目标的实现奠定坚实的管理基础。

　　在新时代背景下，OA 协同办公已成为企业管理信息化的必然趋势，但从当前企业管理信息化发展情况来看，企业整体 OA 信息化水平较低。部分企业仍停留在纸质文档数字化与工作流程自动化阶段，只是将OA作为一种企业管理工具，并没有充分发挥出OA信息化的价值，从而真正实现各部门的协同办公，信息孤岛现象依然存在。企业有必要将 OA 信息化渗透于企业管理的各个层面，通过 OA 信息化建设清除企业内部信息共享障碍，解决企业内部信息传递不及时、不准确的问题，逐步实现协同办公，有效解决企业“信息孤岛”问题。

　　由于长期各部门的职能分工，造成信息资源多头采集、重复建设，大部分数据无法共享或只能在有限范围内共享，信息孤岛现象严重，亟需建设统一办公信息系统（OA系统），连接各个信息平台，打通信息孤岛，实现信息利用效益的最大化。同时，办公自动化系统的建立也具有以下多重意义：

　　信息化的操作和管理与传统的人工化操作相比最大的优点就是工作效率高，并且可以实现信息的共享，促进相关部门的沟通与交流。可以为管理者提供有力的数据和图表文件，促进正确决策的生成。

　　日常的综合管理服务分为考勤管理、财务管理、档案管理等，既相互独立，又息息相关。OA系统在这方面的应用可以有效兼顾多方面，促进各个要素与部门的协同。除此之外，不同的管理过程中会产生的不同文件，信息系统的应用能够对其进行集成、统一的管理。

　　系统能够克服业务多而广的困难，提供实时的和形象的统计信息，为各级管理者对日常办公进行实时控制，并为风险决策分析提供依据，实现管理的信息化、智慧化。

　　通过本系统的建设，将理顺管理全过程的关键控制点及管理链条中原本薄弱及缺失的环节，使各项管理制度拥有最终的数据控制点和考核基础。使管理由粗放管理变为精细化管理，由定性管理变为定量管理。

　　信息系统的应用能够有效填补人工管理的空缺点和薄弱环节，促进了管理的标准化和统一化的发展，使各管理层级、各部门、项目组的管理职责及落实情况一目了然，提高了综合管理水平。

　　搭建 OA 系统平台，创建协同办公软环境，同时做好硬件基础设施建设，确保 OA 系统平台安全、平稳运行；

　　建立完善的信息化管理制度体系，包括岗位责任制度、系统运行管理制度等，为 OA 信息化提供制度支撑；

　　加强数据安全管理，一方面保障当前系统的数据安全，另一方面在系统更新换代时保障历史数据安全；

　　建设OA系统平台的目的在于搭建一个覆盖企业全范围、多结构部署且能帮助企业实现统一管理、满足企业全面管理需求、支持企业内部沟通与对外沟通的办公平台。根据这一目标，对企业工作模式、办公及业务流程、人员素质、历史信息数据、当前信息管理要求进行充分调研，从个人办公、内部审批、检查督办、资源管理、档案管理、知识管理等多个方面入手设计 OA 系统平台建设方案。

　　企业全员均可使用 OA 系统平台，为规范、约束人员行为，企业需要建立完善的信息化管理制度体系：

　　优化企业原有的岗位责任制度，明确各部门不同岗位人员在 OA 信息化建设中的工作责任，使其了解个人的 OA 系统账户权限，要求其根据实际工作需求选择共享信息。

　　建立 OA 系统运行管理制度，详细说明 OA 系统的运行规则与管理维护细则，细化相关工作标准。

　　建立信息安全保障制度，明确企业各部门信息安全工作职责、操作员安全管理方法、密码与权限管理方法，明晰威胁企业信息安全行为的处理办法。

　　在 OA 系统平台运行中难免会面临多种信息风险，严重时可能会造成企业重要数据信息泄露，因此企业应注重数据安全管理。思想上，通过内部宣传树立数据信息安全责任意识，深化企业全员对不同类型信息风险形成原因、影响范围及其应对措施的认识。行为上，定期开展系统平台维护检查工作，挖掘已有的系统漏洞，采取针对性的解决措施，并注重对历史数据的分类、整合，剔除系统中的无效数据信息。

　　企业应用 OA 系统平台开展各项经营管理活动，需要人员十分熟悉 OA 系统平台的操作流程，掌握多种信息技能。企业应制订面向全员的培训方案，以深入推进 OA 信息化建设。对于普通员工，着重强调 OA理论、基本操作、数据采集与录入等基础知识技能；对于管理层，除培训基础知识技能之外，还应加强对大数据技术的培训，提高管理人员的数据挖掘、分析与处理能力。为激励企业全员积极参与培训活动，企业有必要采用多元化的培训方式，引入先进的OA协同办公内容。